Thông qua kiểm tra, Bộ Tư pháp đã phát hiện những hạn chế, khó khăn trong quá trình thực hiện pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, từ đó kịp thời đề ra các biện pháp nhằm khắc phục, tháo gỡ, giúp công tác đăng ký giao dịch bảo đảm vào nề nếp, góp phần thúc đẩy sự phát triển của đời sống kinh tế - xã hội ở địa phương.

I. Những kết quả đã đạt được trong công tác đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất

1. Về công tác quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm

Trước đây, do Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ngày 10/3/2000 của Chính phủ về đăng ký giao dịch bảo đảm chưa quy định rõ cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm nên tại một số địa phương vẫn còn tình trạng lúng túng, thiếu hiệu quả trong quá trình tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, trong cả nước, hầu hết các địa phương, căn cứ vào tình hình thực tế thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã có văn bản, đề án phân công, xác định rõ nhiệm vụ đối với Sở Tài nguyên và Môi trường hoặc Sở Tư pháp thực hiện chức năng giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm. Công tác quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm theo sự phân công của UBND tỉnh được các cơ quan chuyên môn triển khai tích cực ở các mặt hoạt động sau đây:

1.1. Công tác tham mưu, đề xuất trong việc xây dựng, ban hành các văn bản liên quan đến lĩnh vực đăng ký giao dịch bảo đảm thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tỉnh

Tại các tỉnh như Quảng Ngãi, Hòa Bình, Bình Định…, cơ quan chức năng đã tham mưu, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp, UBND tỉnh ban hành Quyết định về việc ban hành quy định về mức thu, chế độ quản lý, sử dụng lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm và phí cung cấp thông tin giao dịch bảo đảm. Nội dung quy định phù hợp với quy định tại các Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT/BTC-BTP ngày 10/01/2007 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký và phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm và Thông tư liên tịch số 36/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 29/4/2008 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp sửa đổi bổ sung Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT/BTC-BTP và đã tạo cơ sở pháp lý cho các Văn phòng đăng ký thực hiện đúng việc thu lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm.

Đối với một số tỉnh chưa có Quyết định về việc ban hành quy định về mức thu, chế độ quản lý, sử dụng lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm và phí cung cấp thông tin giao dịch bảo đảm thì các cơ quan chức năng tại địa phương cũng đang tham mưu trình Hội đồng nhân dân cùng cấp, UBND tỉnh ban hành Quyết định về vấn đề này. Trong thời gian chưa có Quyết định của UBND cấp tỉnh, các Văn phòng đăng ký tại các địa phương nêu trên thực hiện đúng việc thu lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm quy định tại các Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT/BTC-BTP ngày 10/01/2007 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký và phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm và Thông tư liên tịch số 36/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 29/4/2008 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp sửa đổi bổ sung Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT/BTC-BTP.

Bên cạnh đó, một số Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã có Quyết định phê duyệt Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh theo từng giai đoạn, trong đó có nội dung chỉ đạo về chuyển giao việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất cho các tổ chức hành nghề công chứng tại các nơi đã có tổ chức hành nghề công chứng. Bộ Tư pháp cho rằng, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của Uỷ ban nhân dân các phường, xã được chuyển giao cho Phòng Công chứng có ý nghĩa to lớn, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch nói chung và hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất nói riêng.

1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy, cán bộ đăng ký giao dịch bảo đảm

Trong thời gian qua, được sự quan tâm, chỉ đạo của UBND cấp tỉnh và các cơ quan chức năng, tổ chức bộ máy, cán bộ, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật đối với các đơn vị làm công tác đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại các địa phương trong cả nước đã được quan tâm kiện toàn.

Thông qua hoạt động kiểm tra, Bộ Tư pháp nhận thấy, hầu hết các cơ quan chức năng tại địa phương đã làm tốt công tác tham mưu trong việc kiện toàn cơ cấu tổ chức các Văn phòng đăng ký. Trên cả nước 100% địa phương đã thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, các Văn phòng đăng ký cấp huyện dần được thành lập và đi vào hoạt động đã phát huy vai trò, chức năng tổ chức thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại địa phương.

Về cơ bản, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, cấp huyện được thành lập trong cả nước đều thực hiện đúng chức năng của đơn vị dịch vụ công, giúp cơ quan quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường tổ chức thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm cũng như theo dõi và cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm đã được đăng ký.

Mô hình tổ chức phù hợp với quy định của Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai, Thông tư liên tịch số 38/2004/TTLT-BTNMT-BNV ngày 31/12/2004 của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Tổ chức phát triển quỹ đất và Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 15/3/2010 của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế và cơ chế tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

1.3. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm; tập huấn nghiệp vụ nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ đăng ký

Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm; tập huấn nghiệp vụ nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ đăng ký được xem là một trong những tiêu chí đánh giá về hiệu quả của công tác quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm tại địa phương. Do đó, hoạt động này rất được các địa phương quan tâm và thường xuyên triển khai một cách tích cực. Bên cạnh việc cử cán bộ tham gia các chương trình đào tạo, tập huấn của Bộ Tư pháp, Bộ Tài nguyên và Môi trường được tổ chức rộng rãi hàng năm, một số địa phương rất quan tâm tới công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm và tập huấn nghiệp vụ nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ đăng ký. Bên cạnh những địa phương có điều kiện tổ chức các lớp tập huấn riêng biệt về lĩnh vực này, đa số các địa phương đã đã tổ chức lồng ghép nội dung tuyên truyền pháp luật về đất đai nói chung và pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm cho các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (tỉnh Quảng Nam, Quảng Ngãi, Hưng Yên, Hòa Bình …..)  

1.4. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm đối với cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm

Bên cạnh việc triển khai mạnh mẽ công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm; tập huấn nghiệp vụ nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ đăng ký, Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh như Hòa Bình, Hưng Yên cũng thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm đối với các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Việc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm đối với cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, không chỉ phát hiện những thiếu sót, hạn chế cần khắc phục đối với công tác đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên địa bàn tỉnh, việc hướng dẫn, kiểm tra còn nhằm kịp thời điều chỉnh, uốn nắn để áp dụng thống nhất pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm, để hoạt động đăng ký tại địa phương dần ổn định và đi vào nề nếp.

1.5. Thống kê số lượng các giao dịch bảo đảm được đăng ký

Việc thống kê số lượng các giao dịch bảo đảm được đăng ký là một trong những nhiệm vụ mà các cơ quan chuyên môn được giao giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm thực hiện hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Thống kê số lượng các giao dịch bảo đảm đã đăng ký ngoài mục đích phục vụ cho công tác báo cáo tình hình triển khai thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại địa phương, nó còn mang ý nghĩa tích cực trong việc đánh giá vai trò, mức độ ảnh hưởng của hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm trong đời sống kinh tế, thương mại, xã hội tại địa phương.

Theo thống kê báo cáo từ các địa phương, từ năm 2005 đến nay (tính đến thời điểm kiểm tra), số lượng hồ sơ yêu cầu đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại các địa phương trong cả nước có chiều hướng tăng lên đáng kể (có Bảng số liệu kèm theo). Điều này chứng tỏ chính quyền địa phương, các tổ chức và người dân đã dành nhiều sự quan tâm tới hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm và pháp luật về giao dịch bảo đảm đã từng bước đi vào cuộc sống, đồng thời thể hiện các hoạt động kinh tế, thương mại, đầu tư trên địa bàn các tỉnh vẫn đang trên đà phát triển. Kết quả đăng ký đã góp phần đảm bảo an toàn, minh bạch cho các giao dịch bảo đảm bằng bất động sản, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ phát triển sản xuất, kinh doanh, qua đó góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.

2. Công tác tổ chức đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

2.1. Việc sắp xếp, bố trí cán bộ thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm; việc niêm yết công khai các thủ tục, hồ sơ, quy trình đăng ký, phí, lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm tại nơi tiếp nhận hồ sơ

Hiện nay, tại hầu hết các địa phương mặc dù số lượng biên chế còn hạn chế, trình độ và năng lực cán bộ tại các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất nhiều nơi chưa đồng đều, nhưng các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất cũng đã có nhiều cố gắng trong việc bố trí, sắp xếp cán bộ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm. Tại một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã có sự cố gắng, cân nhắc trong việc sắp xếp, bố trí 01 cán bộ chuyên trách tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm.

Thông qua công tác kiểm tra hàng năm, Bộ Tư pháp nhận thấy phần lớn các Văn phòng đăng ký tại địa phương đã thực hiện niêm yết công khai các quy định về trình tự, thủ tục, hồ sơ, quy trình đăng ký, phí, lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức khi tìm hiểu thủ tục và thực hiện đăng ký.

2.2. Quy trình giải quyết việc đăng ký giao dịch bảo đảm

a) Về quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ:

Thông qua kiểm tra, Bộ Tư pháp nhận thấy, về cơ bản, quy trình giải quyết việc đăng ký giao dịch bảo đảm (từ khâu tiếp nhận hồ sơ, xem xét, giải quyết và lưu trữ hồ sơ) đã được các Văn phòng đăng ký thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT ngày 16/6/2005 của Bộ Tư pháp và Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (sau đây gọi là Thông tư liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT); Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT (sau đây gọi là Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTP-BTNMT) và Thông tư liên tịch số 06/2010/TTLT ngày 01/3/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT và Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTP-BTNMT. Trong quá trình giải quyết hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm, có rất ít trường hợp các Văn phòng yêu cầu bên thế chấp, bên nhận thế chấp nộp thêm một số loại giấy tờ khác ngoài các loại giấy tờ quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT và Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTP-BTNMT.

Trong trường hợp Phòng Tài nguyên và Môi trường thực hiện việc ủy quyền cho cán bộ địa chính xã thực hiện việc đăng ký (đối với những xã ở xa), thì việc chuyển hồ sơ và Danh mục các trường hợp đã đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất về Phòng Tài nguyên và Môi trường nơi ủy quyền để quản lý đã được cán bộ địa chính xã (nơi được ủy quyền đăng ký thế chấp) thực hiện kịp thời, đúng quy định tại Thông tư số 06/2007/TT-BTNMT ngày 15/6/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ quy định bổ sung về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất, trình tự, thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất và giải quyết khiếu nại về đất đai. Điều này đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin khi có yêu cầu.

b) Về thẩm quyền đăng ký

Việc đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại các địa phương trong cả nước được thực hiện đúng thẩm quyền. Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện việc đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất của tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân…, thế chấp tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai; đăng ký thay đổi, sửa chữa sai sót, xóa đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trong trường hợp đã đăng ký thế chấp. Các trường hợp nêu trên được thực hiện theo đúng thẩm quyền được giao cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.

Ngoài ra, đối với các tài sản gắn liền với đất không thuộc thẩm quyền đăng ký của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và cấp huyện như: tài sản gắn liền với đất được xây dựng trên nhiều thửa đất (tài sản liên tuyến); chi phí san lấp, giải tỏa, giải phóng mặt bằng; nhà ở, công trình xây dựng làm bằng các vật liệu tạm thời (tranh, tre, nứa, lá, đất…); các công trình phụ trợ như nhà để xe, nhà bếp, nhà thép tiền chế, khung nhà xưởng, nhà kho, giếng nước, giếng khoan, giàn khoan, bể nước, sân, tường rào, cột điện, trạm điện, trạm bơm, hệ thống phát tải điện; hệ thống hoặc đường ống cấp thoát nước sinh hoạt, đường nội bộ và các công trình phụ trợ khác; khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu đăng ký thì các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã hướng dẫn người yêu cầu đăng ký thực hiện đăng ký tại các Trung tâm đăng ký giao dịch tài sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp theo đúng thẩm quyền.

Có thể nói, việc xác định đúng thẩm quyền đăng ký giao dịch bảo đảm của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tại địa phương đã bảo đảm được quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.

c) Từ chối đăng ký

Kết quả kiểm tra hàng năm của Bộ Tư pháp cho thấy, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất chỉ từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật. Những hồ sơ từ chối đăng ký khi có một trong các căn cứ như: không thuộc trường hợp đăng ký thế chấp, không thuộc thẩm quyền đăng ký thế chấp, hồ sơ đăng ký không hợp lệ; từ chối khi phát hiện giấy tờ giả mạo trong hồ sơ đăng ký, phát hiện các thông tin trong đơn yêu cầu đăng ký không phù hợp với thông tin trong hợp đồng thế chấp hoặc trong hồ sơ địa chính, phát hiện bên thế chấp không thuộc trường hợp được thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật; từ chối đăng ký khi người yêu cầu đăng ký không nộp lệ phí…

Kết quả kiểm tra thực tế tại các địa phương cho thấy, trong các trường hợp từ chối đăng ký, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đều thực hiện hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hoàn thiện hồ sơ yêu cầu đăng ký cho hợp lệ.

d) Về thời hạn giải quyết yêu cầu đăng ký

Một trong những ưu điểm nổi bật và phù hợp với quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm và chủ trương cải cách hành chính đó là việc phần lớn các Văn phòng đăng ký đã thực hiện đúng quy định về việc tiếp nhận và giải quyết đăng ký thế chấp vào tất cả các ngày làm việc trong tuần.

Thời hạn giải quyết hồ sơ yêu cầu đăng ký tại các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được thực hiện đúng quy định của pháp luật; đặc biệt tại một số địa phương việc giải quyết các hồ sơ đăng ký thế chấp hợp lệ được thực hiện ngay trong ngày làm việc góp phần giảm các chi phí xã hội phát sinh do phải đi lại, chờ đợi giải quyết thủ tục đăng ký, do đó đã thực sự tạo thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức.

II. Một số hạn chế, vướng mắc trong công tác đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất

1. Về tổ chức của các Văn phòng đăng ký và năng lực, trình độ của cán bộ làm công tác đăng ký

a) Về tổ chức của các Văn phòng đăng ký

Thực tế triển khai việc thực hiện công tác đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trong cả nước cho thấy, số lượng hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại các địa phương không ngừng tăng, đặc biệt là tại các Văn phòng đăng ký cấp huyện. Trong khi đó, biên chế của các Văn phòng đăng ký hiện không đủ để đảm nhận khối lượng công việc. Đa số các Văn phòng đăng ký chỉ bố trí được 01-02 cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất. Cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký cũng không phải là cán bộ chuyên trách do phải đảm nhiệm thêm các công việc thuộc nhiệm vụ khác của Văn phòng đăng ký.

Đặc biệt, tại một số địa phương, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu nhân sự của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện còn chưa rõ ràng, phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức Phòng tài nguyên. Một số địa phương Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường kiêm giữ chức Giám đốc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, do đó chưa có sự tách biệt giữa hoạt động quản lý nhà nước với hoạt động tác nghiệp đăng ký trong lĩnh vực hành chính công. Điều này, trong một chừng mực nào đó đã làm giảm hiệu quả của việc tổ chức, thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại các cơ quan đăng ký tại địa phương.

b) Về năng lực, trình độ của cán bộ thực hiện đăng ký

Xuất phát từ tình hình thực tiễn tại các địa phương, từ viêc không đủ biên chế dẫn đến việc bố trí cán bộ thực hiện công tác đăng ký tại một số Văn phòng đăng ký chưa đúng với chuyên môn, cụ thể là: cán bộ chuyên ngành quản lý đất đai, cán bộ chuyên ngành kinh tế hoặc cán bộ chuyên ngành tài chính - kế toán  được phân công thực hiện công tác đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

Mặt khác, theo phản ánh của các Văn phòng đăng ký, các cán bộ đăng ký thường xuyên có sự biến động do luân chuyển vị trí công tác theo yêu cầu kiện toàn tổ chức bộ máy, cán bộ của đơn vị, đa phần cán bộ đăng ký chưa có điều kiện được tham dự các lớp tập huấn về pháp luật và nghiệp vụ đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất. Điều này dẫn đến thực tế là còn có sự nhận thức chưa thực sự đầy đủ về vai trò, ý nghĩa và nội dung các quy định pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm. Những hạn chế nêu trên về năng lực, trình độ của cán bộ thực hiện đăng ký, trong chừng mực nhất định, đã ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ và hiệu quả của công việc đăng ký thế chấp của các Văn phòng.

2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động đăng ký

Mặc dù được sự quan tâm của Uỷ ban nhân dân các cấp và các cơ quan quản lý chuyên ngành, nhưng nhìn chung, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất còn chật hẹp, thiếu thốn. Việc đầu tư cơ sở vật chất cho các Văn phòng đăng ký cấp huyện còn hạn chế, đa số vẫn dùng chung cơ sở vật chất với Phòng Tài nguyên và Môi trường. Một số Văn phòng đăng ký chưa tạo được sự thuận lợi về địa điểm để cho cá nhân, tổ chức đến yêu cầu đăng ký. Do đó việc triển khai công tác đăng ký, công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm trong một chừng mực nào đó còn hạn chế và chưa đạt hiệu quả cao.

3. Quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm và sự phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan

Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ngày 10/3/2000 của Chính phủ về đăng ký giao dịch bảo đảm quy định Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm đối với quyền sử dụng đất, bất động sản gắn liền với đất tại địa phương. Tuy nhiên, thông qua kiểm tra cho thấy, trong thời gian qua một số Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh (như Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Sơn La, Hòa Bình…) chưa có văn bản chính thức giao trách nhiệm cho một cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực nói trên. Điều này đã ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại địa phương.

Sự phối hợp thiếu chặt chẽ giữa các tổ chức, cơ quan chức năng tại địa phương còn thể hiện ở việc một số nơi Hội đồng nhân dân cấp tỉnh vẫn chưa có Nghị quyết về mức thu lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm và tỷ lệ phần trăm trích lại cho các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Chính vì vậy, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất gặp nhiều khó khăn, vướng mắc khi thực hiện quy định về mức thu lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm và tỷ lệ phần trăm trích lại cho Văn phòng.

4. Những thiếu sót, vi phạm trong việc thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm

4.1. Về thời hạn giải quyết hồ sơ và ghi thời điểm đăng ký

a) Về thời hạn giải quyết hồ sơ, qua kiểm tra cho thấy, tại một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện chỉ tiếp nhận, thực hiện việc đăng ký thế chấp vào một số ngày làm việc trong tuần (ví dụ: Văn phòng đăng ký thành phố Hưng Yên, tỉnh Hưng Yên; Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Kỳ Sơn và huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình; Văn phòng đăng ký huyện Mai Sơn và huyện Thuận Châu tỉnh Sơn La….). Điều này chưa phù hợp với quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm, đồng thời chưa đáp ứng được yêu cầu nhanh chóng, kịp thời và thuận lợi cho người dân khi thực hiện các quyền liên quan đến bất động sản.

b) Về việc ghi thời điểm đăng ký, thông qua hoạt động kiểm tra tại một số Văn phòng, Bộ Tư pháp nhận thấy vẫn còn tồn tại một số sai sót nhất định. Ví dụ như: trên cùng một đơn yêu cầu đăng ký nhưng việc ghi thời điểm tiếp nhận hồ sơ và thời điểm đăng ký không thống nhất; có trường hợp đơn yêu cầu đăng ký không ghi giờ, phút tiếp nhận hồ sơ và thời điểm đăng ký... Những bất cập nêu trên có nguy cơ gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch trong trường hợp xác định thứ tự ưu tiên thanh toán khi xử lý tài sản bảo đảm.

4.2. Về thẩm quyền đăng ký và các trường hợp từ chối đăng ký

Qua kiểm tra công tác đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại địa phương, Bộ Tư pháp nhận thấy vẫn còn tồn tại một số trường hợp cơ quan đăng ký thực hiện đăng ký chưa thực sự đúng thẩm quyền.

Trong nhiều trường hợp, khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu đăng ký đối với các tài sản gắn liền với đất như: tài sản gắn liền với đất được xây dựng trên nhiều thửa đất (tài sản liên tuyến); chi phí san lấp, giải phóng mặt bằng; nhà ở, công trình xây dựng làm bằng các vật liệu tạm thời; các công trình phụ trợ; giếng khoan, giàn khoan; hệ thống hoặc đường ống cấp thoát nước sinh hoạt, đường nội bộ.... thì các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất vẫn chứng nhận việc đăng ký đối với các loại tài sản nêu trên. Tuy nhiên, đây là những loại tài sản không thuộc thẩm quyền đăng ký của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và cấp huyện.

4.3. Quy trình xử lý hồ sơ yêu cầu đăng ký, công tác cập nhật thông tin đăng ký, lưu trữ hồ sơ

a) Về việc thẩm tra, xử lý hồ sơ của cán bộ đăng ký, qua kiểm tra một số hồ sơ lưu cho thấy, hiện nay vẫn còn tồn tại việc Văn phòng thực hiện đăng ký đối với một số trường hợp bên thế chấp không có quyền thế chấp quyền sử dụng đất hoặc thực hiện đăng ký đối với đơn yêu cầu đăng ký có nội dung kê khai chưa đầy đủ, chưa đúng với nội dung của hợp đồng (Ví dụ: đất thuộc quyền sử dụng của nhiều bên, hợp đồng thế chấp có đầy đủ chữ ký của các đồng sử dụng nhưng khi đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm chỉ có chữ ký của một bên mà không có văn bản ủy quyền của các đồng sử dụng khác). Ngoài ra, một số đơn yêu cầu đăng ký không ghi đầy đủ thông tin của bên thế chấp, bên nhận thế chấp như kê khai thiếu về số giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của các bên.

b) Hiện nay, công tác lưu trữ và cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất ở một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, cấp huyện còn có thiếu sót do chưa lập được hồ sơ địa chính. Mặt khác do số lượng hồ sơ yêu cầu đăng ký thế chấp nhiều, trong khi số lượng, trình độ và năng lực của cán bộ đăng ký hầu hết là kiêm nhiệm, không đồng đều nên việc chỉnh lý thông tin về nội dung đăng ký thế chấp vào Sổ theo dõi biến động đất đai, Sổ địa chính không thực hiện được một cách đầy đủ, thường xuyên, chưa phù hợp với quy định của pháp luật.

Do đó, khi kiểm tra trực tiếp hồ sơ tại một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trong cả nước cho thấy, trong một số trường hợp, khi thực hiện đăng ký, cán bộ đăng ký mới chỉ chứng nhận việc đăng ký vào Đơn mà không thực hiện việc ghi thông tin về việc thế chấp vào Sổ Địa chính và Sổ theo dõi biến động đất đai. Điều này là chưa phù hợp với quy định của Thông tư liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT và Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTP-BTNMT.

4.4. Một số vấn đề khác

a) Đối với những trường hợp cán bộ địa chính cấp xã được ủy quyền đăng ký thế chấp thì việc chuyển hồ sơ và Danh mục các trường hợp đã đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất của các xã được ủy quyền đăng ký thế chấp về Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện được thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 3 Mục VIII Thông tư số 06/2007/TT-BTNMT ngày 15/6/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ quy định bổ sung về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất, trình tự, thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất và giải quyết khiếu nại về đất đai. Tuy nhiên, việc chuyển chuyển hồ sơ và Danh mục các trường hợp đã đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất của các xã được ủy quyền chưa được kịp thời, gây khó khăn cho công tác lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin khi có yêu cầu.

b) Theo quy định của Thông tư số 06/2007/TT-BTNMT thì những xã gần huyện lỵ mà việc đăng ký thế chấp của hộ gia đình, cá nhân tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thuận lợi thì không thực hiện việc ủy quyền đăng ký thế chấp cho cán bộ địa chính xã. Tuy nhiên, kết quả kiểm tra cho thấy, tại một số địa phương Giám đốc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện đã thực hiện uỷ quyền đăng ký thế chấp cho cán bộ địa chính tại tất cả các xã, thị trấn trong huyện. Điều này là chưa phù hợp với tinh thần của những quy định tại Thông tư số 06/2007/TT-BTNMT. Ngoài ra, liên quan đến cơ chế ủy quyền cho cán bộ địa chính cấp xã, thực tế cho thấy rất khó khăn để thực hiện quy định này do một số xã không cho phép cán bộ địa chính xã đóng dấu của Uỷ ban nhân dân. Do đó, tại một số Đơn yêu cầu đăng ký, ở phần chứng nhận của cơ quan đăng ký chỉ có chữ ký và họ tên của cán bộ địa chính xã, mà không có dấu của Uỷ ban nhân dân.

Trên cơ sở đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại, thiếu sót trong thực tiễn đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, trong phạm vi chức năng giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm, sau khi Chính phủ ban hành Nghị định số 83/2010/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 09/9/2010), Bộ Tư pháp tiếp tục phối hợp chặt chẽ với các bộ, ngành có liên quan tích cực nghiên cứu, soạn thảo các văn bản hướng dẫn nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực thi các quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm.

Phòng Quản lý đăng ký giao dịch, tài sản - Cục ĐKQGGDBĐ

Nguồn:http://moj.gov.vn/ct/tintuc/Lists/Nghin%20cu%20trao%20i/View_Detail.aspx?ItemID=4361