Để giúp các doanh nghiệp Việt Nam giải quyết các tranh chấp thương mại khi họ không muốn đưa nhau ra tòa, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (TTTT QTVN) đã ban hành bộ quy tắc hòa giải của TT này, áp dụng với các doanh nghiệp có nhu cầu hòa giải khi “gõ cửa” TT. Quy tắc gồm 20 điều có hiệu lực từ ngày 10.9.2007.
Hiện nay trong các hoạt động thương mại, nhất là những hoạt động thương mại quốc tế ngày càng xuất hiện nhiều tranh chấp thương mại. Với doanh nghiệp (DN) hiện có ba con đường giải quyết tranh chấp. Thứ nhất, các bên tự thương lượng với nhau không có tác động của người thứ ba hay tổ chức thứ ba. Thực tế khi tự thương lượng thì có nhiều trường hợp không thành công. Đó là do xung đột lợi ích của các bên. Bên nào cũng muốn bảo vệ lợi ích của mình và cũng bảo vệ quan điểm và cách xử lý của mình cho nên thương lượng trực tiếp với nhau khó đạt kết quả. Vì vậy họ dùng cách giải quyết thứ hai là trung gian hoà giải. Đó là nhờ một người, một tổ chức thứ ba tham gia hoà giải. Người thứ ba thường nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhưng các bên lại phải thống nhất với nhau để lựa chọn một người hoặc một tổ chức nào đó đứng ra hoà giải. Người trung gian này có thể đưa ra những kiến nghị, những giải pháp để hai bên thống nhất. Khi người trung gian hoà giải không thành công thì đã đến hoạt động tài phán (xét xử). Và khi ấy, trọng tài hoặc toà án đưa ra những quyết định có giá trị bắt buộc các bên tranh chấp phải thực hiện. Hiện nay TTTTQTVN là tổ chức xét xử ở công đoạn thứ 3. Thế nhưng trên thực tế, con đường giải quyết tranh chấp bằng hoà giải được rất nhiều các doanh nhân, doanh nghiệp ưa chuộng; đặc biệt là trong các quan hệ giao dịch với quốc tế”.

Quy tắc hoà giải được áp dụng trong trường hợp nào ?
Nếu có tranh chấp xảy ra mà các bên muốn thông qua TTTTQTVN để tiến hành hoà giải tranh chấp cho mình thì họ có thể nhờ TTTTQTVN. Khi TTTTQTVN thực hiện hoà giải cho các bên thì sẽ áp dụng các quy định của Quy tắc hoà giải.

Những ưu điểm tích cực của Quy tắc hoà giải
Khi đã có trung gian hoà giải thì mối quan hệ giữa các bên sẽ có sự thân thiện. Hình thức của nó cũng linh hoạt và mềm dẻo. Cách giải quyết của quy tắc sẽ khiến các bên gần gũi nên dễ trình bày quan điểm. Những hoà giải này nếu được thực hiện tốt thì sẽ rất nhanh chóng về thời gian và tiết kiệm được chi phí. Cho dù chi phí xét xử của TTTTQTVN đã rất thấp nhưng nếu tham gia hoà giải lại còn thấp hơn. Quy trình và thủ tục hoà giải cũng rất đơn giản. Khi có tranh chấp, một bên có thể gửi đơn yêu cầu hoà giải đến TTTTQTVN. Trên cơ sở đơn yêu cầu đó, TTTTQTVN sẽ gửi cho phía bên kia. Nếu bên được yêu cầu chấp nhận hoà giải thì sẽ có việc hoà giải và tiến hành theo Quy tắc hoà giải.

Hoà giải viên có bắt buộc phải là người của TTTTQTVN?
Hoà giải viên có thể là người do TTTTQTVN giới thiệu hoặc cũng có thể là do các bên thống nhất với nhau mời hoà giải viên bất kỳ nào đó ở bên ngoài và TTTTQTVN là đơn vị thực hiện quá trình hoà giải. Có thể có một hoà giải viên, cũng có thể có hai hoà giải viên do mỗi bên cử một người và nếu có ba hoà giải viên thì hai bên cùng thống nhất chọn một hoà giải viên thứ ba. Nhưng một khi đã thông qua TTTTQTVN thì phải theo Quy tắc hoà giải mà TTTTQTVN vừa ban hành. Hoà giải viên có thể chủ động gặp gỡ, trao đổi không phải thông qua các quy tắc cứng nhắc như ở toà án cho nên sẽ thuận lợi vì sự mềm dẻo để đạt mục đích hoà giải thành công.

Vai trò của hoà giải viên trong một vụ hoà giải theo quy tắc của TTTTQTVN?
Bằng nỗ lực của mình, hoà giải phải hành động một cách độc lập, vô tư và khách quan để giúp các bên đạt được giải pháp hoà giải cho tranh chấp; Hoà giải viên phải căn cứ vào thoả thuận của các bên, tập quán thương mại, thực tiễn kinh doanh giữa các bên, các bối cảnh liên quan tới tranh chấp để làm cơ sở cho việc hoà giải; Hoà giải viên có thể tiến hành quá trình hoà giải theo cách thức mà mình cho là phù hợp với bản chất, nội dung của vụ tranh chấp cũng như mong muốn của các bên. Hoà giải viên có thể, tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình hoà giải, đưa ra đề xuất về giải quyết tranh chấp. Đề xuất đó không nhất thiết phải lập bằng văn bản và không cần phải kèm theo lý do.

Phương thức giải quyết tranh chấp bằng hoà giải được các tổ chức, cá nhân kinh doanh lựa chọn vì nó có nhiều ưu điểm nhưng cũng có thể thấy cái khó nằm ở sự khởi đầu cuộc hoà giải?
Điều đó phụ thuộc vào sự hợp tác của các bên với hoà giải viên. Các bên có trách nhiệm hợp tác với hoà giải viên, kể cả đáp ứng các yêu cầu của hoà giải viên về việc nộp các bản trình bày, các tài liệu có liên quan và tham dự các cuộc họp. Mỗi bên có thể chủ động hoặc theo đề nghị của hoà giải viên, gửi cho hoà giải viên đề xuất về phương án giải quyết tranh chấp. Khi xuất hiện những khả năng cho việc giải quyết tranh chấp có thể được cả hai bên chấp nhận thì hoà giải viên soạn thảo hoặc hỗ trợ các bên soạn thảo thoả thuận hoà giải. Bằng việc ký vào văn bản thoả thuận hoà giải, các bên kết thúc tranh chấp và bị ràng buộc bởi thoả thuận hoà giải đó theo các quy định của pháp luật dân sự.

Khi đôi bên đã có sự “cởi mở” với nhau và với hoà giải viên thì vấn đề bảo mật sẽ ra sao?
Để hoà giải đạt hiệu quả trên tinh thần thân thiện thì mỗi bên cần đưa ra đầy đủ những bằng chứng, chứng cớ, chứng lý pháp luật. Hoà giải viên có thể tuỳ gặp mỗi bên hoặc cùng các bên trong các cuộc thương lượng mang tính chất thân thiện. Hiểu được nhau thì mỗi bên sẽ nhận thấy mình phải làm gì để hoà giải đạt kết quả tốt đẹp. Tuy nhiên, đây là sự cởi mở với nhau chứ không phải là được phép làm lộ bí mật ra bên ngoài. Vì bảo mật là một điều của Quy tắc hoà giải. Theo đó “Hoà giải viên, TTTTQTVN và các bên phải giữ bí mật mọi vấn đề liên quan tới quá trình hoà giải, kể cả thoả thuận hoà giải”.

Khi nào thì hoà giải chấm dứt và nếu có việc viện tới tố tụng thì sẽ giải quyết thế nào?
Quá trình hoà giải sẽ chấm dứt vào ngày mà các bên ký vào văn bản thoả thuận hoà giải. Cũng có thể vào ngày công bố văn bản của hoà giải viên về việc không thể giải quyết vụ tranh chấp bằng hoà giải sau khi hoà giải viên đã nỗ lực hỗ trợ nhưng các bên không thể đạt được một thoả thuận hoà giải. Cũng có khi hoà giải chấm dứt khi một bên hoặc các bên gửi tới hoà giải viên yêu cầu chấm dứt hoà giải. Cũng có thể vào ngày một hoặc các bên đưa vụ tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải ra kiện tại trọng tài hoặc tòa án. Trong quá trình hoà giải, các bên phải cam kết không tiến hành bất cứ tố tụng trọng tài hoặc tòa án nào đối với tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải. Trong quá trình hoà giải, nếu một bên hoặc các bên đưa vụ tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải ra kiện tại Trọng tài hoặc Tòa án thì việc hoà giải mặc nhiên bị coi là chấm dứt.

Việc mỗi bên có thể “lợi dụng” việc biết về đối phương trong quá trình hoà giải để đưa ra kiện nhau ở cơ quan tài phán thì sao?
Các bên phải ký cam kết, dưới bất cứ hình thức nào, không sử dụng làm căn cứ hay bằng chứng trong những vụ kiện tại bất kỳ cơ quan trọng tài hay tòa án nào mà nội dung vụ kiện liên quan đến tranh chấp là đối tượng của quá trình hoà giải: Băng ghi âm, ghi hình, ảnh chụp, bản ghi chép nội dung các cuộc tiếp xúc trong quá trình hòa giải; các quan điểm hoặc những đề nghị mà bên kia đưa ra về giải pháp cho tranh chấp; sự chấp nhận mà bên kia đưa ra trong quá trình hoà giải; những đề xuất mà hoà giải viên đưa ra; sự chấp nhận của một bên đối với đề xuất về giải quyết tranh chấp mà hoà giải viên đưa ra.

Chi phí cho hoà giải sẽ được tính như thế nào?
Chi phí hoà giải bao gồm: phí hành chính, một khoản thù lao hợp lý cho hoà giải viên, chi phí đi lại và các chi phí khác của hoà giải viên, các chi phí khác của nhân chứng theo yêu cầu của hoà giải viên với sự đồng ý của các bên; chi phí về tư vấn của các chuyên gia và chi phí phiên dịch…Cách thức nộp là bên nộp đơn yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% phí hoà giải. Khi chấp nhận hoà giải, bên nhận được yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% phí hoà giải. Trong trường hợp các bên cùng có đơn yêu cầu hoà giải gửi tới TTTTQTVN thì mỗi bên nộp 50% phí hoà giải. Trong quá trình hoà giải Sau khi chấm dứt quá trình hoà giải, TTTTQTVN sẽ tính toán chi phí trong số tiền đã ứng trước và trả lại cho các bên bất cứ khoản phí còn lại nào không chi tới.

Liệu có chuyện hoà giải viên lại tham gia làm trọng tài viên, làm nhân chứng hay người đại diện tại toà án khi tranh chấp hoà giải bất thành, nếu việc này không triệt để thì sẽ phát sinh những lo ngại?
Trách nhiệm của hoà giải viên trong tố tụng tại trọng tài hoặc toà án đã được quy định rõ. Đó là: Trừ trường hợp các bên chấp thuận bằng văn bản, hoà giải viên sẽ không được làm trọng tài viên, hoặc làm người đại diện, nhân chứng hoặc luật sư của bất cứ bên nào trong vụ kiện tại trọng tài hoặc toà án mà nội dung vụ kiện là đối tượng của quá trình hoà giải mà mình đã tham gia.

Những điểm nổi bật của việc hoà giải theo Quy tắc
Những điểm nổi bật của việc hoà giải theo Quy tắc này là, các bên được quyền tự do lựa chọn hoà giải viên theo danh sách do Trung tâm giới thiệu hoặc người ngoài danh sách đó; các hoà giải viên phải tuân thủ nguyên tắc độc lập, vô tư, khách quan và phải tôn trọng thoả thuận của các bên cũng như tính tới tập quán thương mại, thực tiễn kinh doanh của các bên, các bối cảnh liên quan đến tranh chấp để tiến hành hoà giải; tính công khai thông tin giữa hoà giải viên với các bên; nghĩa vụ giữ bí mật của hoà giải viên và các bên đối với những tổ chức, cá nhân không liên quan; các bên và hoà giải viên được chủ động đề xuất phương án giải quyết tranh chấp; các bên cam kết không tiến hành bất cứ tố tụng trọng tài hoặc toà án nào đối với tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải; khi hoà giải thành, các bên kết thúc tranh chấp và bị ràng buộc bởi thoả thuận hoà giải đã ký theo các quy định của pháp luật dân sự. Vì vậy, hầu hết các tổ chức trọng tài thương mại trên thế giới đều có Quy tắc hoà giải và tổ chức việc hoà giải nhằm giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh giải quyết tranh chấp một cách tốt đẹp và đạt hiệu quả cao.