a) Phiếu đăng ký hội thảo/tổ chức sự kiện giới thiệu mỹ phẩm (theo mẫu Phụ lục số 3a-MP)

b) Chương trình hội thảo/tổ chức sự kiện (dự kiến).

c) Bản sao giấy phép kinh doanh của đơn vị tổ chức hội thảo/tổ chức sự kiện

d) Thư uỷ quyền của công ty công bố mỹ phẩm cho công ty đề nghị tổ chức hội thảo/tổ chức sự kiện giới thiệu mỹ phẩm (trường hợp công ty đăng ký hội thảo/tổ chức sự kiện giới thiệu mỹ phẩm không phải là công ty đã công bố sản phẩm mỹ phẩm).

e) Tài liệu dự định trưng bày, phát hành tại hội thảo/sự kiện giới thiệu mỹ phẩm

g) Toàn bộ các tài liệu có trong hồ sơ phải có dấu giáp lai của đơn vị lập hồ sơ.

3. Khi nhận được hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ theo đúng quy định của Quy chế này và nộp lệ phí theo quy định hiện hành, Sở Y tế gửi cho đơn vị nộp hồ sơ đăng ký hội thảo một Phiếu tiếp nhận hồ sơ (theo mẫu 3b-MP). Ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ là ngày Sở Y tế nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Sau 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu Sở Y tế không có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì đơn vị được tổ chức hội thảo/sự kiện giới thiệu mỹ phẩm như nội dung đã đăng ký.

4. Trường hợp hồ sơ đăng ký hội thảo/tổ chức sự kiện giới thiệu mỹ phẩm chưa đầy đủ, hợp lệ theo đúng quy định của Quy chế này thì Sở Y tế có công văn thông báo cho đơn vị, cá nhân đăng ký hội thảo/tổ chức sự kiện bổ sung hoặc hoàn chỉnh hồ sơ.

5. Trường hợp Sở Y tế có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung:

a) Trong văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung phải nêu cụ thể, chi tiết: những tài liệu nào phải bổ sung, nội dung cần sửa đổi gì, bổ sung

b) Đơn vị phải sửa đổi, bổ sung theo đúng những nội dung được nêu trong văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung và gửi về Sở Y tế. Khi đơn vị bổ sung đủ hồ sơ thì Sở Y tế sẽ gửi một Phiếu tiếp nhận hồ sơ, ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ là ngày Sở Y tế nhận được hồ sơ bổ sung theo yêu cầu. Sau 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được nội dung hội thảo đã sửa đổi, bổ sung nếu Sở Y tế không có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì đơn vị được tổ chức hội thảo như nội dung đã sửa đổi.

6. Đơn vị gửi hồ sơ đăng ký hội thảo có trách nhiệm thông báo trước (ít nhất 03 ngày làm việc) cho Sở Y tế nhận hồ sơ đăng ký về địa điểm cụ thể và thời gian chính thức tổ chức hội thảo nếu như có sự thay đổi thời gian, địa điểm so với dự kiến.