1. Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch (MSMV) là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dưới dạng vạch để thiết bị (máy quét) có thể đọc được.

2. Hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký gồm:
- 02 bản đăng ký sử dụng MSMV;
- 02 bản sao giấy phép kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư có công chứng;
- 01 bảng danh mục sản phẩm.

3. Làm thế nào để có MSMV trên sản phẩm, hàng hóa?

Muốn có MSMV trên sản phẩm, hàng hóa của mình, các doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) tại các cơ quan nhận hồ sơ
Doanh nghiệp sẽ cấp mã số doanh nghiệp, được hướng dẫn lập mã số vật phẩm và in mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa đúng theo các quy định kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký và hàng năm phải nộp phí duy trì sử dụng MSMV theo Thông tư 88/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính.

4. Lợi ích sử dụng mã số mã vạch?

- Phục vụ bán hàng tự động
- Phục vụ quản l‎í hoạt động sản xuất kinh doanh
- Phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa
- Phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
Mã quốc gia Việt Nam đã được Tổ chức mã số mã vạch quốc tế GS1 (trước đây là EAN International) cấp là 893.

5. Các loại mã số, mã vạch tiêu chuẩn quốc tế?

- Mã EAN-13, gồm 13 chữ số và Mã EAN-8 (rút gọn), gồm 8 chữ số: ứng dụng trên các sản phẩm bán lẻ.
- Mã thùng EAN (DUN-14), gồm 14 chữ số: ứng dụng trong việc phân phối, vận chuyển, lưu kho.
- Mã địa điểm GLN, mã số container vận chuyển SSCC: ứng đụng cho nghiệp vụ giao vận… 

6. Mã số, mã vạch vật phẩm là gì?

Mã số vật phẩm là một dãy các con số dùng để phân định sản phẩm, hàng hóa các bên hoặc địa điểm… trong tất cả các khâu của chuỗi cung ứng gồm: sản xuất, phân phối, vận chuyển, bán buôn, bán lẻ đến tay người tiêu dùng.
Mã vạch là một dãy các vạch tối và khoảng trống song song dùng để thể hiện mã số dưới dạng máy quét (scanner) có thể đọc được.

7. Thủ tục cấp và quản lý mã số mã vạch

a. Trình tự thực hiện:

- Đăng ký sử dụng mã số mã vạch.

- Tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
- Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

- Hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch.

b. Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 hoặc qua đường bưu điện.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch.

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.

+ Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN.

+ Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam.

- Số lượng hồ sơ: 2 bộ.

d. Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức cá nhân nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch.

e. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

            - Quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

h. Lệ phí:

i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

               - Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch (Mẫu kèm theo).

- Bản đăng ký Danh mục sản phẩm sử dụng  mã GTIN (Mẫu kèm theo).

- Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu GS1 Việt Nam (Mẫu kèm theo).

k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: không.

l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Quyết định số 45/2002/QĐ-TTg ngày 27/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ quy định nội dung quản lý nhà nước về mã số mã vạch.

- Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về việc cấp và quản lý mã số mã vạch.

- Thông tư 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch.

- Thông tư số 36/2007/TT-BTC ngày 11/4/2007 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch .

8. Thủ tục thu hồi mã số mã vạch

a. Trình tự thực hiện:

- Rà soát doanh nghiệp vi phạm các quy định về mã số mã vạch theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc hướng dẫn thủ tục xin ngừng sử dụng mã số mã vạch của doanh nghiệp (trường hợp tự xin ngừng).

- Thẩm định hồ sơ và ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

b. Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 hoặc qua đường bưu điện.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ:

-  Thành phần hồ sơ:

+        Công văn xin ngừng sử dụng.

+        Quyết định (hoặc bằng chứng) giải thể của doanh nghiệp (nếu có).

+        Bằng chứng hoàn thành nghiã vụ phí đến thời điểm xin ngừng.

+        Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cũ đã được cấp.

- Số lượng hồ sơ: 1 bộ.

d. Thời hạn giải quyết: 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân giải thể hoặc không có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch.                                                                     

e. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

h. Lệ phí: không.

i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: không.

k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: không.

l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về việc cấp và quản lý mã số mã vạch.

 Theo Tổng Cục Tiêu Chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam